Mejor CRM para fotógrafos en España en 2026: comparativa honesta de 7 programas

Si facturas en España y quieres que un solo programa lleve clientes, presupuestos, contratos, galerías con venta, reservas y VeriFactu, los que lo declaran todo en su web son PSPro, FotoStudio, Arcadina (con sus planes Manager y Negocio, o la Suite) y AdminPhoto; Gestix cubre buena parte e indica que está adaptando su facturación a VeriFactu. Si solo necesitas galerías con tienda de copias, Pixieset o Pic-Time tienen plan gratuito y tarifas de entrada más bajas. Y si tu estudio tiene empleados y mostrador, fichaje y TPV en el mismo panel solo los publican PSPro (ambos) y AdminPhoto (TPV). El resto del artículo es la tabla y el porqué de cada frase.

Aviso: soy Víctor López, fundador de PSPro, así que tengo interés en una de las siete casillas. Por eso la regla es fija: cada dato de otro programa sale de su web oficial, con enlace y fecha de consulta (29 de septiembre de 2026), y cuando algo no aparece publicado escribo «no lo indica en su web», nunca «no». Sin opiniones sobre lo bonito o lo fácil que es cada uno: solo lo comprobable.

¿Cómo hemos comparado los programas?

Son los siete que más se repiten en las búsquedas que hicimos en Google y ChatGPT sobre CRM para fotógrafos en España: PSPro, FotoStudio, Gestix, Studio Ninja, Arcadina, Pixieset y AdminPhoto; al final añado Pic-Time y HoneyBook. Los criterios se pueden verificar en la web de cada fabricante: idioma y soporte en español; VeriFactu; CRM y presupuestos; contratos con firma; galerías con venta; reservas online; web propia; fichaje; TPV; app móvil; precio publicado desde, con moneda y periodicidad exactas; y prueba gratuita. Fuera quedan, a propósito, las valoraciones de usabilidad.

Tabla comparativa: funciones que declara cada programa

Leyenda: «Sí» significa que la web oficial lo declara; «No lo indica» significa que no lo hemos encontrado publicado el 29-sep-2026, no que no exista.

Programa	Idioma / soporte ES	VeriFactu	CRM + presupuestos	Contratos con firma	Galerías con venta	Reservas online	Web propia	Fichaje	TPV	App móvil
PSPro	Castellano; equipo en España	Sí, preparado (envío obligatorio 2027)	Sí	Sí (código de un solo uso, hash del documento, IP y fecha)	Sí (Stripe o PayPal; transferencia o pago en estudio como métodos manuales)	Sí, con pago de señal	Sí (8 plantillas)	Sí (PIN o QR, desde el plan Pro)	Sí	Web adaptada a móvil; app nativa no disponible
FotoStudio	Español entre 7 idiomas (11 variantes regionales); datos en servidores europeos	Sí («Cumple con Verifactu»)	Sí	Sí (firma electrónica)	Sí (venta de fotos en todos los planes; tienda de productos desde Pro)	Sí	No lo indica	No lo indica	No lo indica	No lo indica
Gestix	Español; «datos y soporte en España»	«Listo para Verifactu»: en adaptación, según su web	Sí	Sí (firma desde el portal del cliente, con fecha e IP)	Galería privada con descarga y streaming; venta online no lo indica	No lo indica	Portal de cliente con tu marca y dominio; web completa no lo indica	No lo indica	No lo indica	No lo indica
Studio Ninja	Web en inglés; «Multilingual» para documentos; soporte en español no lo indica	No lo indica	Sí	Sí (firma electrónica)	Por integración (Pic-Time, ShootProof)	Sí, desde el plan Pro (el Starter no incluye formularios de reserva)	No lo indica	No lo indica	No lo indica	Sí (App Store y Google Play)
Arcadina	Español y 8 idiomas más; soporte 24/7	Sí, en el plan Manager («adaptado a la normativa española antifraude Verifactu»; País Vasco y Navarra, próximamente)	Gestión de clientes y presupuestos	Sí (firma online, plan Manager)	Sí (tienda de fotos, vídeos e impresiones, plan Negocio; sin comisiones)	Sí (plan Manager)	Sí (web y blog)	No lo indica	No lo indica	No lo indica
Pixieset	Inglés, español (Latinoamérica) y portugués (Brasil)	No lo indica	Sí (Studio Manager)	Sí (firma electrónica)	Sí (tienda integrada; 15 % de comisión en la cuenta gratuita)	Sí	Sí	No lo indica	No lo indica	Sí
AdminPhoto	Español e inglés; soporte por email y WhatsApp	Sí («VERI*FACTU compliant software»)	Sí	Sí (firma online)	Sí (pagos Stripe, Redsys y PayPal)	Sí (formularios de reserva)	No lo indica	No lo indica	Sí (tickets, códigos de barras, stock, caja diaria y cierres)	Sí (iOS y Android)

Funciones menos habituales que declara cada programa

Son las que suelen explicar que dos programas con la misma lista básica cuesten distinto. Misma leyenda y misma fecha de consulta.

Programa	Asistente con IA	Chatbot para la web del estudio	Protección anti-captura en galerías	Tarjeta regalo	Enlace para la bio de Instagram	OCR de gastos (lectura de tiques)
PSPro	Sí (asistente en el panel; 5.000 mensajes/mes en Starter, sin límite en Pro y Studio)	Sí (widget en tu web; 5.000 mensajes/mes en Starter)	Sí (detección de captura con auto-bloqueo de la galería y aviso al fotógrafo)	Sí (en todos los planes)	Sí (página de enlaces en tu web)	Sí (100 documentos/mes en Starter, 500 en Pro, 2.000 en Studio)
FotoStudio	Sí («Conector Claude / IA» en todos los planes: «gestiona clientes, sesiones y presupuestos en lenguaje natural» desde Claude.ai)	No lo indica	No lo indica	Sí (desde el plan Pro)	No lo indica	No lo indica
Gestix	No lo indica	No lo indica	No lo indica	No lo indica	No lo indica	No lo indica
Studio Ninja	No lo indica	No lo indica	No lo indica	No lo indica	No lo indica	No lo indica
Arcadina	IA de reconocimiento de caras y textos para identificar fotos en las galerías; asistente de gestión no lo indica	No lo indica	Bloqueo del botón derecho para guardar la imagen; bloqueo de capturas de pantalla no lo indica	No lo indica	No lo indica	No lo indica
Pixieset	IA de edición y selección de fotos (Photo Editor, complemento de pago); asistente de gestión no lo indica	No lo indica	No lo indica	Sí («Coupons & gift cards» en Store)	No lo indica	No lo indica
AdminPhoto	IA para generar canciones por galería; asistente de gestión no lo indica	No lo indica	Sí («automatic screenshot blocking in galleries» y marcas de agua anti-IA)	No lo indica	No lo indica	No lo indica

Tabla de precios publicados y prueba gratuita

Precios tal y como aparecen en cada página de precios el 29-sep-2026. Donde la web muestra dólares, se deja en dólares. Ojo a la base: PSPro y Gestix publican precios sin IVA; FotoStudio y Arcadina, con impuestos incluidos; AdminPhoto, Studio Ninja y Pixieset no lo aclaran en lo consultado.

Programa	Precio publicado desde	Qué incluye el plan de entrada	Prueba gratuita	Fuente (consultada 29-sep-2026)
PSPro	35 €/mes en pago mensual; 300 €/año (25 €/mes) en pago anual. IVA no incluido	Starter: 2 usuarios, 300 GB; web (subdominio), galerías con venta, facturación VeriFactu, TPV, chatbot y asistente con IA, OCR de gastos y tarjeta regalo incluidos; fichaje y dominio propio desde Pro (5 usuarios, 600 GB); Studio: 10 usuarios, 1.000 GB	30 días, sin tarjeta	pspro.es/planes
FotoStudio	22 €/mes en pago mensual; 18 €/mes en pago anual (plan Launch). IVA incluido	Launch: 1 usuario (multiusuario desde Business), 30 GB; galerías y facturación electrónica incluidas; web propia no lo indica	2 meses, sin tarjeta	fotostudio.io/es/tarifs
Gestix	14,99 €/mes en pago mensual; 12,74 €/mes en pago anual (plan Starter). Sin IVA	Starter: 1 usuario, 50 GB, 100 clientes; galería de invitados y dominio personalizado; la facturación no la desglosa por plan	No lo indica	gestix.es/precios
Studio Ninja	16 $/mes (USD) en pago mensual; 160 $/año en pago anual (plan Starter). También en GBP y AUD	Starter: 1 usuario, 1 marca, 5 trabajos activos, sin formularios de reserva online ni automatizaciones; facturas y contratos incluidos; almacenamiento no lo indica; galerías por integración	7 días, sin tarjeta	studioninja.co/pricing
Arcadina	Plan Negocio (galerías y tienda): Aperture 10 €/mes en pago anual, 12 € mes a mes. Plan Manager (facturación VeriFactu, contratos, reservas): Professional 8 €/mes en pago anual, 10 € mes a mes; Studio 13 €/mes anual, 16 € mes a mes. Suite con todo desde 29 €/mes. Impuestos incluidos	Aperture: 30 GB, galerías ilimitadas y tienda; usuarios no lo indica; la web y la facturación van en otros planes (Web y Manager) o en la Suite	30 días, sin tarjeta	arcadina.com/precios y precios-manager
Pixieset	Client Gallery: gratis (3 GB) o desde 8 $/mes (USD) en pago anual, 10 $/mes mensual. Studio Manager: gratis con límites o desde 12 $/mes anual, 15 $/mes mensual	Client Gallery Free: 3 GB y tienda (15 % de comisión); Basic: 10 GB; usuarios no lo indica; Website y Studio Manager (facturas) son productos aparte	Plan gratuito permanente	pixieset.com/pricing y pricing-studio-manager
AdminPhoto	209 €/año (1 usuario); 369 €/año (hasta 5 usuarios). IVA no lo indica	Freelance: 1 usuario, espacio «ilimitado»; galerías, facturas y formularios de reserva incluidos; web propia no lo indica	1 mes, sin datos de pago	adminphoto.com/precios

¿Qué explica la diferencia de precio?

Sobre todo, cuántas cosas entran en el plan de entrada. PSPro Starter cuesta 35 €/mes sin IVA y trae 2 usuarios, 300 GB, web, galerías con venta, facturación con VeriFactu, TPV, chatbot y asistente con IA, OCR de gastos y tarjeta regalo; los programas con entrada de 8 a 22 €/mes suelen empaquetar un solo producto (galería, o CRM con facturación) para 1 usuario con 30-50 GB, y la web, la facturación o el gestor de estudio se añaden con otro plan o producto. Sumado a doce meses y con el mismo IVA, la distancia se acorta o desaparece según lo que necesites. También hay cosas que PSPro no ofrece y otros sí: app nativa (Studio Ninja, Pixieset, AdminPhoto), plan gratuito permanente (Pixieset, Pic-Time), interfaz en varios idiomas (FotoStudio, Arcadina, Pixieset) o una prueba de dos meses (FotoStudio). Si tu estudio usa dos o tres de las funciones «menos habituales» de la tabla anterior, el precio se explica solo; si no las vas a usar, no las pagues.

¿Qué CRM para fotógrafos factura con VeriFactu?

Calendario vigente tras el Real Decreto-ley 15/2025: el programa de facturación tiene que estar adaptado antes del 1 de enero de 2027 para sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para autónomos en IRPF. Hasta entonces, «cumplir VeriFactu» significa tener el sistema preparado, no estar enviando ya cada factura.

• PSPro: módulo VeriFactu integrado en la facturación (firma, hash encadenado y QR verificable); el envío a la AEAT se activa en las fechas obligatorias. Facturas, rectificativas y simplificadas con VeriFactu; además presupuestos y albaranes.
• FotoStudio: su home en español dice «Cumple con Verifactu» y que los datos se guardan en servidores europeos.
• Arcadina: en su plan Manager, «sistema de facturación adaptado a la normativa española antifraude Verifactu. Próximamente preparado para País vasco (TicketBAI) y Navarra (NaTicket)».
• AdminPhoto: su página de precios lista «VERI*FACTU compliant software» en sus dos planes.
• Gestix: lo etiqueta «Listo para Verifactu» con esta aclaración: «Estamos adaptando la facturación al Reglamento Verifactu (Real Decreto 1007/2023) y lo incluiremos sin coste adicional». Ya publica IVA, rectificativas y PDF con tu marca.
• Studio Ninja y Pixieset: facturan (Studio Ninja integra con Xero y QuickBooks), pero VeriFactu no lo indican; según los países e idiomas que publican, sus mercados principales están fuera de España.

Si eres sociedad, esta casilla decide la compra: en quince meses tu programa de facturas tiene que estar adaptado.

¿Cuál tiene galerías con venta de fotos?

Los programas nacidos como galería (Pixieset, Pic-Time) llevan años vendiendo copias y descargas y tienen plan gratuito. Arcadina también viene de ahí, con web más tienda en su plan Negocio. Entre los «todo en uno», PSPro, FotoStudio (venta de fotos en todos los planes; tienda de productos desde Pro) y AdminPhoto publican galerías con venta y pago online. Dos detalles publicados que conviene comparar:

• Comisión sobre la venta: Pixieset aplica un 15 % en la cuenta gratuita y ninguna en las de pago. Arcadina declara que «no cobramos ningún tipo de comisión por la venta de tus fotografías». PSPro tampoco cobra comisión: pagas solo la de tu pasarela (Stripe o PayPal) y puedes ofrecer transferencia o pago en el estudio como métodos manuales. Los demás no lo indican en lo consultado.
• Factura del pedido: en PSPro el pedido de la galería genera la factura en el mismo sistema (con VeriFactu cuando toque); con una galería externa, la factura la haces en otro programa. El flujo completo está en cómo vender fotos online con galerías privadas y en galerías de PSPro.

¿Cuál lleva contratos con firma, reservas online y web propia?

Contratos con firma los publican los siete: PSPro (firma electrónica con código de un solo uso por email, hash SHA-256 del documento, IP, dispositivo y fecha y hora), FotoStudio y Studio Ninja (firma electrónica), Gestix (desde el portal del cliente, con registro de fecha e IP), Arcadina (firma online, plan Manager), Pixieset (firma electrónica; tres contratos en la cuenta gratuita) y AdminPhoto (firma online). Lo que cambia es el marco legal: PSPro publica plantillas revisadas por abogados para España y Arcadina plantillas de contrato en su plan Manager; Studio Ninja y Pixieset publican plantillas de ejemplo y no indican que estén adaptadas al marco legal español.

Reservas online: las publican PSPro (con pago de señal), FotoStudio, Studio Ninja (desde el plan Pro), Arcadina (plan Manager, con cobro de anticipos), Pixieset y AdminPhoto. Gestix no lo indica.

Web propia del estudio: PSPro (8 plantillas, dominio propio, SEO técnico), Arcadina (web y blog, su especialidad histórica) y Pixieset (Website). FotoStudio, Studio Ninja y AdminPhoto no lo indican; Gestix ofrece un portal de cliente con tu marca y dominio, que no es una web completa.

¿Y si tengo equipo: fichaje de empleados y TPV?

Es lo que separa al fotógrafo que trabaja solo del estudio con dos o tres personas y mostrador. El registro horario es obligatorio en España desde el Real Decreto-ley 8/2019 y una tienda física necesita caja. Fichaje: de los siete comparados, solo PSPro lo publica integrado, desde su plan Pro (el empleado ficha con PIN o escaneando un QR desde su móvil, con informes mensuales); ninguno de los otros seis lo indica. TPV: PSPro (caja diaria, arqueo y tickets) y AdminPhoto («tickets, códigos de barras, stock, caja diaria y cierres») lo publican; el resto no lo indica. Si trabajas solo y sin mostrador, no pagues por esto.

¿Qué hace la IA por ti en cada programa?

«Con IA» ya lo dice casi todo el mundo; lo útil es saber qué hace exactamente y en qué plan entra. Misma regla: lo que cada web declara el 29-sep-2026, y para PSPro lo que existe en el producto.

Programa	Asistente que consulta y actúa sobre tus datos	Conectar tu propia IA (ChatGPT, Claude, Cursor)	Chatbot en la web del estudio	Otras funciones con IA	Cuotas publicadas
PSPro	Sí: asistente dentro del panel que consulta tus datos (clientes, facturas, agenda, cobros pendientes, rentabilidad, informes) y actúa con tu confirmación (crear clientes, presupuestos, facturas, tareas, eventos, campañas de email, páginas de la web, registrar pagos, reprogramar reservas). El mismo asistente por Telegram, con notas de voz transcritas, y un briefing al abrir el panel	Sí, vía MCP en los tres planes: un servidor MCP con token por empresa al que se conectan Claude Desktop, Cursor u otros clientes MCP	Sí: responde con tus servicios, precios y FAQ, consulta disponibilidad, crea reservas en borrador, escala a una persona y ofrece contacto por WhatsApp	OCR de gastos: foto o PDF del tique y crea el gasto con base, IVA y fecha; informes y redacción de contenido (tools avanzadas, desde Pro)	Asistente 5.000 mensajes/mes en Starter, sin límite en Pro y Studio; chatbot 5.000 / 15.000 / 40.000 mensajes/mes; OCR 100 / 500 / 2.000 documentos/mes
FotoStudio	No lo indica como asistente propio	Sí: «Conector Claude / IA» en los cuatro planes; «Conecta tu cuenta a Claude.ai y gestiona clientes, sesiones y presupuestos en lenguaje natural»	No lo indica	No lo indica	No lo indica
Gestix	No lo indica	No lo indica	No lo indica	No lo indica	No lo indica
Studio Ninja	No lo indica	No lo indica	No lo indica	No lo indica	No lo indica
Arcadina	No lo indica	No lo indica	No lo indica	IA en las galerías de clientes para «la identificación de fotografías a través del reconocimiento de caras y textos»	No lo indica
Pixieset	No lo indica	No lo indica	No lo indica	«AI editing & culling» en Photo Editor (complemento de pago, 12 $/mes)	No lo indica
AdminPhoto	No lo indica	No lo indica	No lo indica	«AI-generated songs with personalized lyrics per gallery & images»	No lo indica

En resumen: FotoStudio y PSPro son los dos que publican una conexión con Claude (FotoStudio como conector; PSPro como servidor MCP abierto a varios clientes); PSPro es el único de los siete que publica un asistente dentro del panel que ejecuta acciones, un chatbot para tu web y OCR de gastos; Arcadina, Pixieset y AdminPhoto aplican la IA a las fotos (reconocimiento, edición, música), no a la gestión. Si no vas a usar nada de esto, no debería pesar en tu decisión.

Ficha breve de cada programa

PSPro

Para quién es: fotógrafo o estudio que factura en España y quiere un solo panel para clientes, presupuestos, contratos, galerías con venta, reservas, web, fichaje y TPV. Lo mejor: todo en castellano con soporte en España, VeriFactu integrado y las funciones de estudio con equipo que no publican los demás. A tener en cuenta: no hay app nativa (la web está adaptada al móvil), la interfaz solo está en castellano, los cobros online son con Stripe o PayPal (en galerías, además, transferencia o pago en estudio), el fichaje y el dominio propio empiezan en el plan Pro y el precio de entrada es más alto que el de las galerías puras. Precio publicado: 35 €/mes mensual o 300 €/año (25 €/mes) anual, IVA no incluido; 30 días de prueba sin tarjeta. Los 17 módulos en funcionalidades y los planes en planes. Fuente: pspro.es, 29-sep-2026.

FotoStudio

Para quién es: fotógrafo europeo que quiere CRM, contratos, facturas, reservas y galerías en un solo sitio, en español o en otros seis idiomas. Lo mejor: declara cumplimiento de VeriFactu y datos en servidores europeos; venta de fotos online en todos los planes; la prueba más larga de la lista (2 meses). A tener en cuenta: la tienda online de productos empieza en el plan Pro; web propia, fichaje, TPV y app móvil no los indica. Precio publicado: Launch 22 €/mes mensual o 18 €/mes anual; Pro 34 €/mes o 28 €/mes anual; «todos los precios mostrados son IVA incluido». Fuente: fotostudio.io/es/tarifs, 29-sep-2026.

Gestix

Para quién es: fotógrafo de eventos y bodas que quiere un portal de cliente con su marca donde el cliente firma, paga y ve su galería, con datos y soporte en España. Lo mejor: uno de los precios de entrada más bajos entre los programas españoles; galería con streaming de vídeo y galería aparte para invitados. A tener en cuenta: su web dice «Listo para Verifactu» y aclara que la adaptación está en curso y se incluirá sin coste adicional; venta online, reservas, fichaje, TPV y app no los indica; no publica prueba gratuita. Precio publicado: Starter 14,99 €/mes mensual o 12,74 €/mes anual; Pro 29,99 €/mes o 25,49 €/mes anual; «los precios mostrados son sin IVA». Fuente: gestix.es/precios, 29-sep-2026.

Studio Ninja

Para quién es: fotógrafo que trabaja en inglés o con clientela internacional y quiere un CRM de bodas con automatizaciones, app móvil y cobros con Stripe. Lo mejor: presupuestos, contratos con firma electrónica, facturas y automatizaciones en un flujo de captación a cobro; app en App Store y Google Play; integraciones con Pic-Time, ShootProof, Xero y QuickBooks. A tener en cuenta: empresa fundada en Melbourne (Australia); VeriFactu, soporte en español, galerías propias y web no los indica; el plan Starter no incluye formularios de reserva online ni automatizaciones; prueba de 7 días. Precio publicado: Starter 16 $/mes (USD) o 160 $/año; Pro 27 $/mes o 270 $/año; Master 40 $/mes o 400 $/año. Fuentes: studioninja.co/pricing y about-us, 29-sep-2026.

Arcadina

Para quién es: fotógrafo que quiere ante todo una web profesional con galerías privadas y tienda, y que puede añadir facturación, contratos y reservas con el plan Manager. Lo mejor: web, blog, galerías y tienda en nueve idiomas (castellano, catalán, euskera y gallego incluidos); ventas sin comisiones; facturación adaptada a VeriFactu, contratos con firma online y reservas con cobro de anticipos en el plan Manager; 30 días sin tarjeta. A tener en cuenta: no describe un CRM como tal (habla de gestión de clientes y área privada); galerías y facturación van en planes distintos salvo que contrates la Suite; VeriFactu para País Vasco y Navarra lo anuncia como próximo; fichaje, TPV y app móvil no los indica. Precio publicado: Negocio desde 10 €/mes en pago anual (12 € mes a mes); Manager desde 8 €/mes en pago anual (10 € mes a mes); Suite desde 29 €/mes; impuestos incluidos. Fuentes: arcadina.com/precios y precios-manager, 29-sep-2026.

Pixieset

Para quién es: fotógrafo que entrega y vende por galería y quiere empezar gratis, con opción de web y un gestor de estudio ligero. Lo mejor: plan gratuito permanente en galería y en Studio Manager, tienda sin comisión en los planes de pago, app móvil y web. A tener en cuenta: el idioma disponible es «español (Latinoamérica)»; VeriFactu, fichaje y TPV no los indica; la cuenta gratuita cobra un 15 % en la tienda y limita a tres contratos. Precio publicado: Client Gallery gratis o desde 8 $/mes (USD) anual (10 $/mes mensual); Studio Manager gratis o desde 12 $/mes anual (15 $/mes mensual). Fuentes: pixieset.com/pricing y pricing-studio-manager, 29-sep-2026.

AdminPhoto

Para quién es: estudio español que quiere CRM, presupuestos, contratos con firma, galerías con pago, reservas, facturación VeriFactu y caja, con soporte por WhatsApp. Lo mejor: «VERI*FACTU compliant software» en sus dos planes, pagos con Stripe, Redsys y PayPal, TPV con tickets y cierres de caja, almacenamiento que anuncia como ilimitado, app iOS y Android, plan de hasta 5 usuarios y un mes de prueba sin datos de pago. A tener en cuenta: web propia y fichaje no los indica; el pago es anual y no aclara si el precio incluye IVA. Precio publicado: 209 €/año (1 usuario) o 369 €/año (hasta 5 usuarios). Fuente: adminphoto.com/precios, 29-sep-2026.

Pic-Time y HoneyBook, en dos líneas

Pic-Time es una galería con tienda de impresión: plan gratuito (10 GB, que baja a 3 GB a los seis meses), de pago desde 7 $/mes (USD) anual u 8 $/mes mensual, 30 días de prueba de su plan más alto; el CRM lo resuelve por integración con Studio Ninja, HoneyBook y otros; contratos y facturas no lo indica (pic-time.com/pricing, 29-sep-2026). HoneyBook es un CRM completo con contratos, facturas, agenda y app, desde 29 $/mes (USD) anual con 30 días de prueba, pero su web lo declara disponible en Estados Unidos, Canadá, Reino Unido y Australia; soporte en español no lo indica (honeybook.com/pricing, 29-sep-2026).

¿Cuál elegir según tu caso?

No hay un mejor CRM para fotógrafos en abstracto; hay uno mejor para tu estudio, y el criterio que manda es qué te va a doler más no tener: la factura legal, la venta en galería o el control del equipo. En cada perfil digo dónde encaja PSPro y por qué motivo concreto otro programa puede ser mejor opción.

• Fotógrafo de bodas o familia que factura en España, solo o con un ayudante: necesitas VeriFactu declarado, contratos con firma y galería con venta en el mismo sitio. PSPro lo incluye todo en su plan de entrada (Starter, 2 usuarios, con web, reservas con señal, chatbot para tu web y asistente con IA que consulta tus datos), desde 25 €/mes en pago anual sin IVA. Alternativas con motivo: FotoStudio si buscas la entrada más baja con IVA incluido (18-22 €/mes) y una prueba de dos meses; AdminPhoto si prefieres pago anual cerrado (209 €/año) con anti-captura y app nativa; Arcadina si quieres web, galerías y facturación en nueve idiomas (Suite desde 29 €/mes con impuestos incluidos, o Manager más Negocio por separado).
• Estudio con empleados y tienda física: necesitas fichaje y caja. PSPro es el único de los comparados que publica fichaje integrado (desde su plan Pro: 5 usuarios, 3 empleados fichando, 600 GB) y lo junta con TPV, facturación y galerías. Alternativa: AdminPhoto Photography Business (369 €/año, hasta 5 usuarios) publica TPV con tickets, stock y cierres de caja, pero fichaje no lo indica; con cualquier otro programa, suma el coste de un control horario aparte.
• Fotógrafo que solo entrega y vende fotos: si no necesitas facturar desde la galería ni llevar clientes, Pixieset o Pic-Time tienen plan gratuito permanente y tienda; mira la comisión de la cuenta gratuita si vendes mucho. Si quieres que cada pedido de la galería salga ya facturado con VeriFactu y sin comisión, PSPro (Starter, 300 GB) o Arcadina (Negocio más Manager) lo integran, a cambio de un precio de entrada más alto que el plan gratuito.
• Fotógrafo que quiere web y galerías antes que CRM: si quieres web y galerías y además llevar clientes, presupuestos y facturas en el mismo sitio, PSPro lo incluye en el plan de entrada (web con subdominio incluido, dominio propio desde Pro; galerías con venta sin comisión; CRM y facturación VeriFactu). Si solo necesitas galerías con tienda y buscas el precio más bajo, Arcadina plan Negocio desde 10 €/mes en pago anual con impuestos incluidos y sin comisiones (la web va en otro de sus planes o en la Suite desde 29 €/mes), en nueve idiomas. Si tu clientela es internacional y quieres empezar gratis, Pixieset (galería, web y Studio Manager como productos aparte).
• Fotógrafo con clientela fuera de España o que trabaja en inglés: PSPro no encaja bien aquí, porque su interfaz solo está en castellano. Studio Ninja, por su app nativa, sus integraciones y su gestión multi-moneda; HoneyBook si estás en uno de sus cuatro países; FotoStudio si tu clientela es europea y quieres siete idiomas con VeriFactu. Para facturar en España con Studio Ninja o HoneyBook necesitarás además un programa adaptado a VeriFactu.
• Fotógrafo de eventos con presupuesto ajustado y datos en España: las entradas más bajas entre los programas españoles son Arcadina Manager (desde 8 €/mes en pago anual con impuestos incluidos: VeriFactu, contratos y reservas, sin galerías en ese plan) y Gestix (desde 12,74 €/mes sin IVA, con VeriFactu en adaptación según su web y sin venta online indicada). Si el presupuesto llega a 25 €/mes en pago anual (sin IVA), PSPro Starter incluye en un solo plan lo que en esas dos opciones va por separado o no lo indican: galerías con venta, web, chatbot, asistente con IA y OCR de gastos.

Sea cual sea, pide la prueba y haz una sesión de principio a fin: presupuesto, contrato firmado, cobro, galería y factura. Si alguna pieza te obliga a salir a otra herramienta, ya sabes lo que te costará cada mes. Y si tienes datos en otro sistema, mira primero cómo te los traen.

Resumen en 5 puntos

1. Si facturas en España, la casilla VeriFactu manda: PSPro, FotoStudio, Arcadina (plan Manager) y AdminPhoto lo declaran; Gestix indica que está en adaptación; Studio Ninja y Pixieset no lo indican en su web.
2. Para galerías con venta, Pixieset y Pic-Time son las especialistas y empiezan gratis; PSPro, FotoStudio (en todos sus planes), Arcadina (plan Negocio) y AdminPhoto la integran con el resto del negocio, y PSPro además con web, CRM y facturación en su plan de entrada. Sin comisión declarada: PSPro, Arcadina y los planes de pago de Pixieset.
3. Los siete publican contratos con firma; PSPro y Arcadina publican plantillas para el marco español y añaden web propia; Studio Ninja y Pixieset no indican adaptación al marco legal español.
4. Con equipo y mostrador, de los siete comparados solo PSPro publica fichaje integrado (desde su plan Pro) y solo PSPro y AdminPhoto publican TPV.
5. Precios de entrada publicados, con bases distintas: Arcadina desde 8-10 €/mes en pago anual con impuestos incluidos; Gestix 14,99 €/mes sin IVA; FotoStudio 22 €/mes con IVA incluido; PSPro 35 €/mes sin IVA (25 €/mes en anual); AdminPhoto 209 €/año; Studio Ninja 16 $/mes; Pixieset gratis o desde 8 $/mes. Compáralos a doce meses, con el mismo IVA y mirando qué incluye cada plan de entrada: las funciones menos habituales (asistente con IA, chatbot, anti-captura, tarjeta regalo, enlace en la bio, OCR de gastos) son las que separan los precios; PSPro las incluye en Starter, FotoStudio publica conector con Claude y tarjetas regalo, AdminPhoto anti-captura, y el resto las indica de forma parcial o no las indica.

Transparencia y fuentes. Todos los datos de otros programas se han consultado en sus webs oficiales y páginas de precios el 29 de septiembre de 2026 y pueden cambiar en cualquier momento; si detectas un error, escríbenos y lo corregimos citando la fuente. PSPro es nuestro producto: lo he descrito con los mismos criterios que a los demás, pero tenlo en cuenta al leer. Este artículo no usa logotipos de terceros y menciona cada marca solo para identificar el programa comparado.