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CRM para fotógrafos: cada cliente con sus sesiones, sus contratos y sus facturas.

PSPro es un CRM para fotógrafos profesionales que reúne en una sola ficha los datos de cada cliente, sus contactos, sus sesiones, sus presupuestos, sus contratos firmados y sus facturas. Las reservas de tu web entran solas como cliente y proyecto, y desde el mismo panel escribes a quien ha aceptado recibir tus campañas. Está hecho en España, en castellano, y en el mercado desde 2013.

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¿En qué se diferencia un CRM para fotógrafos de uno genérico?

Un CRM genérico piensa en «oportunidades» y «cuentas». Un estudio de fotografía piensa en sesiones: una boda con fecha, una comunión con su señal pagada, un newborn que hay que encajar en la agenda antes de que el bebé cumpla dos semanas. En PSPro la unidad de trabajo es el proyecto: cada sesión tiene su tipo, su fecha, sus tareas y todo lo que se genera alrededor.

Qué resuelve el CRM de PSPro frente a una hoja de cálculo o un CRM genérico
Lo que necesitas Hoja de cálculo o CRM genérico PSPro
Reserva con señal Formulario aparte y cobro a mano Reserva en tu web con pago de la señal y alta automática del cliente
Seguimiento de la sesión Columnas de colores Proyectos por estado en un pipeline y tareas en un tablero Kanban
Contrato PDF por email e impresora Firma desde el móvil con un código enviado por email y registro de evidencias
Entrega Enlace de otra plataforma Galería privada con contraseña y venta de fotos
Factura Otro programa Factura desde el presupuesto o el albarán, con VeriFactu
Permiso para campañas Una casilla sin rastro Registro de cómo y cuándo dio el permiso, y bajas que respeta

¿Qué guarda PSPro de cada cliente?

  • Datos personales y fiscales. Nombre, razón social y NIF para facturarle sin volver a preguntar; al escribir el código postal se rellenan localidad y provincia.
  • Varios contactos por ficha. Cada uno con su etiqueta, su móvil y su email. El principal recibe las facturas y las campañas.
  • Cómo te conoció. Se rellena solo cuando llega por la reserva de tu web, por la newsletter de tu enlace en la bio o por una tarjeta regalo.
  • Permiso de publicidad con rastro. Cómo te lo dio, quién lo anotó y cuándo; y las bajas, que solo deshace la propia persona.
  • Historial completo. Proyectos, presupuestos, albaranes, facturas y las campañas que ha recibido o que le han rebotado.
  • Aviso de duplicados. Si el NIF o el email ya existen en otra ficha, lo ves al darla de alta, y puedes fusionar dos fichas repetidas.

¿Cómo entra un cliente nuevo en el CRM?

Así es el recorrido habitual de una sesión que se reserva desde tu web:

  1. El cliente elige la sesión y la fecha en tu web y paga la señal con Stripe o PayPal, según las formas de pago que tengas activas.
  2. PSPro crea el cliente y el proyecto, y te avisa por email y, si lo tienes configurado, por Telegram.
  3. El flujo de ese tipo de sesión envía solo la bienvenida, el recordatorio una semana antes, el cuestionario y el contrato para firmar.
  4. El cliente firma el contrato desde el móvil con un código que recibe por email; el registro de evidencias queda guardado junto al contrato.
  5. Tras la sesión le entregas las fotos en una galería privada y, si compra copias o archivos, la venta queda en su ficha.

Si el cliente llama por teléfono, creas la reserva desde el panel: le llega el email con el enlace para pagar la señal y, cuando paga, el proyecto se monta igual.

¿Cómo sé en qué punto está cada sesión?

El pipeline enseña tus proyectos como tarjetas en columnas por estado, para ver de un vistazo qué está pendiente de señal, qué está por hacer y qué falta por entregar. Las tareas de cada proyecto (preparar el estudio, editar, montar el álbum) están en un tablero Kanban, y la agenda reúne en un solo calendario las reservas, las citas y las tareas con fecha.

Cada tipo de proyecto lleva sus tareas con duraciones encadenadas: al fijar la fecha de una boda, las tareas de antes y de después se colocan solas. Y si trabajas con Google Calendar, cada persona del equipo conecta su cuenta y lo ve todo en los dos sitios.

¿Puedo hacer email marketing desde el CRM?

Sí. Las campañas se montan con un editor visual y se envían a un segmento de tu base: clientes, modelos de tus castings o ambos. Los filtros se combinan: ubicación, edad, cumpleaños, proyectos, artículos comprados o cómo te conocieron. Así escribes solo a las familias de las comuniones del año pasado.

Solo reciben campañas quienes tienen el permiso de publicidad, y en cada ficha ves qué le ha llegado.

¿Quieres ver cómo encaja con las facturas y la agenda? Lo cuenta la página del programa de gestión para fotógrafos.

¿Qué hace la inteligencia artificial de PSPro por un fotógrafo?

El Asistente IA del panel trabaja con tus datos: le escribes «¿quién me debe dinero?» y te lista lo pendiente, «prepara un presupuesto para Laura» y lo crea con tu serie, «recuérdale la cita de mañana» y le envía el email. Antes de cambiar o enviar nada, te pide confirmación.

  • En tu web, el chatbot responde, mira tus huecos libres y crea la reserva.
  • Por Telegram hablas con el mismo asistente, también por voz.
  • Con tu propia IA: conectas ChatGPT, Claude o Cursor por MCP.
Preguntas frecuentes

Dudas habituales sobre el CRM

¿Puedo pasar a PSPro los clientes que tengo en Excel o en otro programa?
Sí. Con la migración asistida, el equipo de PSPro carga en tu cuenta los clientes que tengas en una hoja de cálculo o en otro programa de gestión, para que empieces con tu historial y no con una base de datos vacía.
¿Puedo guardar a varias personas en la misma ficha?
Sí. Cada ficha tiene su pestaña de contactos: la clienta y su pareja, o la persona de facturación y la de compras en una empresa, cada una con su etiqueta, su móvil y su email. El contacto principal es el que sale en las facturas y el que recibe las campañas.
¿A quién envía PSPro las campañas de email?
Solo a los clientes que tienen marcado que aceptan publicidad. Al marcarlo, PSPro te pregunta cómo te dio el permiso y lo apunta con tu nombre y la fecha. Quien se da de baja desde un correo deja de recibir campañas y solo vuelve si lo confirma esa misma persona.
¿Puedo conectar ChatGPT o Claude a PSPro?
Sí. En Asistentes IA → Conecta tu IA (MCP) generas un token y lo añades como conector en ChatGPT, Claude o Cursor, que gestionan tu cuenta con tu confirmación. Va en todos los planes.
¿Cuánto cuesta el CRM?
El CRM no se contrata aparte: forma parte de PSPro junto a presupuestos, facturas, galerías, agenda y web. Los precios vigentes están en la página de planes y puedes probarlo 30 días sin dar la tarjeta.

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